InTime-Zeiterfassung

InTime-Zeiterfassung
In sehr kurzer Zeit ist der Einsatz von Computersystemen zu einem selbstverständlichen Helfer für die Verwaltungsaufgaben, aber auch zur Produktionsplanung, -steuerung sowieArbeit_IT -überwachung geworden. Dabei hat sich in der Praxis gezeigt, dass je nach Art und Struktur des Betriebes unterschiedliche Anforderungen an ein System gestellt werden. Die Firma BVD Datenverarbeitung beschäftigt sich seit Jahren mit der Erstellung von Programmpaketen für Unternehmen diverser Branchen. Zusammen mit Fachleuten aus der Praxis ist es gelungen, ein integriertes Zeiterfassungssystem zu entwickeln. Da das Programmpaket für den Einsatz in Betrieben unterschiedlicher Größenordnung und Firmenstruktur konzipiert wurde, ist besonderer Wert auf eine möglichst einfache Bedienung des Systems gelegt worden (z.B. MS-Office-kompatible Bedienung). Die computergestützte Erfassung aller Daten und deren Verarbeitung für die unterschiedlichen Arbeitsgänge und Auswertungen bringt für den Betrieb einen hohen Rationalisierungsnutzen. Auch der Nutzen durch die Bereitstellung von aussagefähigen Statistiken muss bei wachsenden Betriebsgrößen immer höher bewertet werden.

Merkmale der InTime-Zeiterfassung:


  • Lauffähig unter den Betriebssystemen MS-Windows 9x, NT 4.0, ME, 2000, XP, Vista, Windows 7/8.
  • Diverse Möglichkeiten bei der Wahl der Erfassungsmedien.
  • Keine Beschränkung in der Mitarbeiteranzahl.
  • Weitreichende Anpassungsmöglichkeiten an die individuelle Betriebs- und Organisationsform.
  • Branchenunabhängiges Softwarepaket für Industrie, Handwerk, Handel und Verwaltung.
  • Schnittstellen zu diversen Programmen (z.B. SAP, Varial Plus, KHK/Sage, Lexware, Technokom-Baulohn, CARAT, DATEV u.s.w.) vorhanden bzw. möglich.
  • Daten-Import aus diversen Datenformaten (z.B. DBase, Paradox, formatierte Textdatei u.s.w.) möglich.
  • Daten-Export aller verfügbaren Datenbestände inklusive individueller Tabellenabfragen in diverse Datenformate.
  • Daten-Zugriff auf alle verfügbaren Datenbestände aus externen Anwendungen möglich.
  • Betriebsbezogene Änderungen des Programms sind nach Absprache möglich.
  • Kostengünstig!

Die nachfolgend angezeigten Screenshots der InTime-Zeiterfassung stellen natürlich nur eine kleine Auswahl des InTime-Leistungsumfanges dar. Ein Klick auf die Abbildung führt zu einer vergrößerten Darstellung, ggf. mit weiterführender Beschreibung.

Funktionsweise des InTime-Systems:


Die Erfassung von Stempeldaten kann in der InTime-Software auf verschiedene Weise erfolgen:

Allgemeine Eigenschaften der InTime-Zeiterfassung:


Mitarbeiterverwaltung:

  • Speicherung allgemeiner Personaldaten (z.B. Zuweisung von Arbeitsgruppen und Personalarten)
  • Vergabe einer oder mehrerer Stempelkarten pro Mitarbeiter
  • Individuelle Rundungs- und Toleranzvorgaben
  • Urlaubsverwaltung mit Resturlaubsübernahme
  • Gleitzeitverwaltung
  • u.v.m.
Personal
Personalverwaltung…


Zeitwesen:

Stempelzeiten:

  • Vollständige Überarbeitungsmöglichkeit von Stempelsätzen.
  • Manuelle Erfassung von Stempelungen.
  • Erfassung über PC-Terminals (InTime-Erfassungsprogramme auf den Arbeitsstationen).
  • Flexible Zuweisung von individuellen Schichtvorgaben / Arbeitszeitmodellen.
  • Archivierung von Stempeldaten.
  • u.v.m.
Zeiterfassung Tagesraster
Zeiterfassung/Stempelungen… Tagesraster…


Fehlzeiten:

  • Komfortable Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Schulung, Krankheit, Sonstiges) in ihren jeweils frei definierbaren Ausprägungen (z.B. Urlaub: Tarifurlaub, Sonderurlaub, Schwangerschaftsurlaub etc.).
Jahresplan Monatsplanung
Jahresplan… Monatsplanung…


Auftragsstempelungen:

  • Erfassung von auftragsbezogenen Stempelzeiten (inkl. Soll/Ist-Vergleich etc.).
  • Erfassen von Auftrags-Umlagestempelungen (gleichzeitige Anstempelung mehrerer gleichförmiger Aufträge).
Auftrag
Auftragsverwaltung…


Lagerverwaltung:

Lagermodul / InTime-Lagerprogramm:

  • Lagerverwaltungsprogramm inkl. umfangreicher Artikelstamm- und Buchungsverwaltung, Inventur, Bestellwesen, einer elementaren Personalstammverwaltung (im Zusatzmodul InTime-Lagerprogramm) u.v.m.
  • Die Lagerverwaltung ist in folgenden Varianten erhältlich:
    – als Programmerweiterung zum InTime-Grundmodul.
    – als Zusatzmodul (autonomes Programm): InTime-Lagerprogramm.
LA_Artikel_TN
Lagermodul / InTime-Lagerprogramm…


Vordefinierte Listen und Auswertungen:

  • Stammdatenlisten des Personalstamms, der Stempelkarten, Feiertage etc.
  • Auswertungen und Diagramme im Bereich der Fehlzeiten.
  • Stempelnachweise und Kontrolllisten in unterschiedlichen Ausprägungen.
  • Ausdruck der Sollzeit-Vorgaben.
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen.
  • Erstellung einer parametrierbaren Lohnstundenliste / Monatsauswertung (Errechnung / Ausgabe individueller Werte über hinterlegbare Rechenregeln).

Eine Aufstellung der zurzeit vorhandenen Listen und Auswertungen kann hier als PDF-Datei heruntergeladen (Auswertungen_InTime-Zeiterfassung.pdf) werden.

Lohnstunden_TN FehlJahr_TN MonPlan_TN
Lohnstundenliste… Fehlzeiten/Jahresübersicht… Monatsplanung…


Allgemeine Leistungsmerkmale:

  • Mitarbeiterbezogene Festlegung diverser Vorgaben zur Ermittlung von Soll- und Ist-Zeiten (Wochen-Arbeitstage, Soll-Arbeitsstunden, automatische Pausenregelung, Rundungsregeln zur Stempelzeit).
  • Tagesbezogene Vorgabe von mitarbeiterorientierten Sollzeit- und Lohnbewertungsrastern (Schichtpläne).
  • Stempelfunktionalität ggf. an Zeiterfassungs-Hardware anpassbar.
  • Die Menüstruktur kann an anwenderbezogene Bedürfnisse und Gewohnheiten angepasst werden.
  • Die Datenschutzfunktionen bieten eine individuelle Zugriffssicherung Ihrer personenbezogenen Datenbestände.
  • Über den gesamten Datenbestand können anwenderorientierte Listen und Auswertungen mittels einer standardisierten Datenbankabfragesprache (SQL) erstellt werden.
  • Für jede Aktion werden Zeitpunkt, Arbeitsplatzbezeichnung und Anwender in einer Protokolldatei (Logbuch) festgehalten und bleiben hierdurch nachvollziehbar.

Zusatzmodule:

Die elektronischen Stempeluhren:


Zur Erfassung der Stempeldaten bietet unser Haus computerprogrammierbare Terminals diverser Hersteller an. Durch sein hervorragendes Preis / Leistungsverhältnis und die bestechende Einfachheit in der Bedienung empfiehlt sich der Einsatz eines dieser Zeiterfassungsgeräte. Die Terminals werden fertig konfiguriert geliefert und auf Wunsch in Ihrem Hause von unseren Technikern verkabelt und installiert.Darstellungen und Beschreibungen zu den derzeit verfügbaren Terminals finden Sie in der aktuellen InTime-Preisliste.

Die Zeiterfassung über die InTime-App für Android:InTime_Android


AnAb TaetVStempAufDone Stemp
InTime-App – Mitarbeiter-Anmeldung InTime-App – Stempelung durchführen InTime-App – Stempelansicht

Die mobile Erfassung von Stempeldaten kann auch über ein Smartphone bzw. Tablet auf Android-Basis (ab Version 1.5) erfolgen (z.B. bei Monteuren und Vertriebsmitarbeitern im Außendienst, Baustellenmitarbeitern, Personal von Abschleppfahrzeugen u.v.m.). Den InTime-Anwendern wird hierzu zur Ablage von Stempel- und Konfigurationsdaten eine eigene, vorkonfigurierte Sub-Domain im Bereich intime-zeiterfassung.de zur Verfügung gestellt (siehe auch: BVD-Shop/Dienstleistungen). Die Anzahl der Smartphones/Tablets auf denen die InTime-App eingesetzt werden soll ist nicht begrenzt.

Die Stempelungen können in folgender Weise durchgeführt werden:

  • mit Echtzeit-Angaben (-> wie bei einem herkömmlichen Zeiterfassungsterminal – Datum und Zeit der Stempelung wird vom Endgerät bzw. vom InTime-Server übernommen).
  • Zu jeder Stempelung können die aktuellen GPS-Koordinaten mit übertragen werden. Die Auswertung (Ansicht des Standortes oder eine Route) erfolgt im InTime-Hauptprogramm unter Zurhilfenahme von Google-Maps.

Die Konfiguration der InTime-App (z.B die zulässigen ID-Nummern, Tätigkeiten und Aufträge) ist komfortabel über das InTime-Hauptprogramm durchzuführen.
Der Import der Daten erfolgt ebenfalls im InTime-Hauptprogramm oder über das Modul InTime-Online-Import.
Die Dokumentation zur Bedienung/Konfiguration der App kann HIER heruntergeladen/eingesehen werden.

QR_InTimeApp
en_generic_rgb_wo_45
(Zum Download der InTime-App können Sie entweder den oben dargestellten Barcode mit Ihrem Smartphone/Tablet einscannen oder klicken Sie einfach auf den Barcode. In beiden Fällen gelangen Sie zum Download-Bereich der App. Alternativ wird die InTime-App auch in Google Play zur Verfügung gestellt.)

Die Zeiterfassung über das Internet:


Stempeldaten können auch direkt aus dem Internet via FTP importiert werden. Hierzu sind lediglich eine oder mehrere FTP-Schnittstellen innerhalb des Zeiterfassungsprogramms zu konfigurieren. Die eigentliche Stempelung erfolgt über eine oder mehrere vorbereitete Web-Seiten auf einem kundeneigenen Web-Server (ein Web-Server kann natürlich auch von der BVD bereitgestellt werden) – bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Betrieb dieser Web-Seite(n) ist dem InTime-Anwender die BVD oder ein auf Internet-Programmierung spezialisiertes Partner-Unternehmen gerne behilflich.
Beispiele zur Stempelerfassung im Internet finden Sie hier (die zugehörigen Dateien [einfache PHP-Skripte und HTML-Vorlagen] sind Bestandteil der InTime-Installations-CD).

Der Software-Support:


Der Software-Support zur InTime-Zeiterfassung erfolgt in der Regel telefonisch, per E-Mail oder Fax. Die hierbei entstehenden Kosten können nach den Anforderungen des Anwenders auf zwei unterschiedliche Arten abgerechnet werden:

  • Abrechnung nach Gesprächsdauer:

    Für die ersten 15 Minuten gilt folgender Abrechnungsmodus: (Akt. Std.-Verr.-Satz / 4) + 5,00€ (siehe auch BVD-Preisliste), z.B. (80,00€ / 4) + 5,00€ = 25,00€. Nach Überschreitung einer Beratungszeit von 15 Minuten, wird die Folgezeit viertelstündlich nach dem in der aktuellen Preisliste angegebenen Stundensatz abgerechnet.

  • Abrechnung über eine Persönliche Support-Nummer (PSN):

    Die persönlichen Support-Nummern ersetzen die sonst oft üblichen Support-Verträge. Es erfolgt hiermit keine pauschale, sondern eine ereignisorientierte Abrechnung. Mit dieser Verfahrensweise soll nach Möglichkeit eine Komprimierung der Supportanfragen erreicht werden. Es hat sich als vorteilhaft herausgestellt, Anfragen und Probleme zuerst in Listenform zu sammeln und anschließend als gebündelte Anfrage abzusetzen. Hiermit erreicht man unter anderem, dass sich manche Fragen im Laufe der eigenen gedanklichen Auseinandersetzung mit einem Problem von selbst lösen. Auch bei der gemeinsamen Abarbeitung des Fragenkataloges mit dem Berater können oftmals mehrere Fragen zu einem Themenblock zusammengefasst und beantwortet werden. Des Weiteren ist es nicht zuletzt für den Anwender selbst vorteilhafter, laufende Arbeitsprozesse nicht durch viele kleine, sondern besser durch ein ausführliches und ggf. zeitlich geplantes Telefonat zu unterbrechen.
    Bei unaufschiebbaren Problemen oder Fragen sollte natürlich unmittelbar um Beratung nachgefragt werden. Hiermit ist dann allerdings auch eine PSN verbraucht. PSN können über die BVD Datenverarbeitung GmbH & Co KG erworben werden – Voraussetzung zum Erwerb ist allerdings der Abschluß eines Software-Pflegevertrages (dies stellt sicher, daß Sie immer mit den aktuellsten InTime-Versionen beliefert werden). Die Daten zu den entsprechenden PSN werden im Support der BVD hinterlegt. Eine PSN umfasst die telefonische Beratung bis zu einer Dauer von 60 Minuten. Nach 60 Minuten Beratungsdauer wird automatisch eine weitere PSN eingesetzt. Hierbei ist zu beachten, dass die PSN ebenfalls verbraucht ist, wenn die Beratung in kürzerer Zeit abgeschlossen wurde. Eine PSN kann sich über mehrere Anrufe erstrecken, falls dies aufgrund des Problem- / Fragenkataloges notwendig sein sollte. Nach Verwendung einer PSN kann dem Anwender auf Wunsch per E-Mail oder Fax eine kurze Support-Info zugesandt werden. Neueinrichtungen des Zeiterfassungssystems und Neuschulungen von Anwendern können nicht über die PSN abgerechnet werden (s.o. – Abrechnung nach Gesprächsdauer).

Für beide Abrechnungsarten gilt:
Ergibt sich während des Gespräches, dass das erörterte Problem auf einen InTime-Programmfehler (nicht Systemprobleme bzw. Probleme durch Fremdprogramme) zurückzuführen ist, verfällt die PSN natürlich nicht und es erfolgt auch keine zeitbezogene Abrechnung!

Systemvoraussetzungen:


  • PC-Hardware:
    Markenunabhängiger PC, Prozessor Pentium III 400 MHz oder höher, min. 1024 MB Hauptspeicher, min. 100 MB freier Festplattenspeicher, Grafikauflösung min. 800 x 600 – 16 Farben. Bei Einsatz von Erfassungsterminals: min. 1 freie serielle Schnittstelle oder bei Einsatz von Ethernet-Terminals eine Netzwerkkarte.
  • PC-Betriebssystem:
    MS-Windows 9x, NT 4.0, ME, 2000, XP, Vista, Windows 7/8/10
  • Endgeräte für den Einsatz der InTime-App für Android-Endgeräte:
    Smarthones/Tablets mit Android-Betriebssystem ab der Version 1.5 .